Strona „Polonika” jest częścią internetowych inwentarzy Archiwum Głównego Akt Dawnych w Warszawie (AGAD). Zawiera katalog mikrofilmów i fotokopii materiałów dotyczących Polski, których oryginały przechowywane są w archiwach zagranicznych. Jest to źródło szczególnie interesujące dla historyków, regionalistów i genealogów prowadzących badania wykraczające poza zasoby polskich archiwów.

Polonika to materiały związane z historią Polski i Polaków, które z różnych powodów znajdują się poza granicami kraju. Mogą to być dokumenty powstałe w zagranicznych urzędach, archiwach państwowych i innych instytucjach, a także materiały dotyczące ziem należących w różnych okresach do Rzeczypospolitej. AGAD zgromadziło ich mikrofilmy i fotokopie, dzięki czemu część dokumentacji znajdującej się za granicą można badać w Polsce.

Katalog został uporządkowany przede wszystkim według kraju i miasta, w którym znajduje się archiwum przechowujące oryginalny dokument. Przy poszczególnych pozycjach podawane są informacje takie jak kraj, miasto, nazwa archiwum, zespół archiwalny, tytuł jednostki, daty dokumentów, język, sygnatura oraz numer odpowiedniego mikrofilmu.

W bazie można znaleźć materiały pochodzące z wielu zagranicznych instytucji. Przykładowo znajdują się w niej kopie dokumentów z Public Record Office w Kew w Wielkiej Brytanii oraz z Haus-, Hof- und Staatsarchiv w Wiedniu. W przypadku archiwum wiedeńskiego katalog obejmuje między innymi materiały z zespołu „Akten der Staatskanzlei – Staatenabteilung Polen II”, zawierającego dokumentację dotyczącą spraw polskich.

Zakres tematyczny materiałów jest bardzo szeroki. Można natrafić na korespondencję dyplomatyczną, dokumentację administracyjną, materiały dotyczące stosunków międzynarodowych, działalności władz oraz różnego rodzaju dokumenty związane z historią ziem polskich. Nie jest to więc typowa baza genealogiczna zawierająca przede wszystkim akty urodzeń, małżeństw i zgonów.

Dla genealoga katalog może jednak stanowić interesujące źródło uzupełniające. Podczas bardziej zaawansowanych badań rodzinnych istotne informacje mogą znajdować się w dokumentach administracyjnych, sądowych, wojskowych, dyplomatycznych lub dotyczących konkretnych miejscowości i regionów. Szczególnie przydatna może być możliwość sprawdzenia, czy AGAD posiada kopię materiału, którego oryginał znajduje się w zagranicznym archiwum.

Przy korzystaniu z katalogu należy zwracać uwagę na historyczne nazwy instytucji. AGAD zaznacza, że nazwy niektórych archiwów uległy zmianie. Dotyczy to szczególnie instytucji znajdujących się na terenach byłego ZSRR. Oznacza to, że nazwa archiwum podana w starszym katalogu nie zawsze odpowiada jego obecnej nazwie.

Katalog elektroniczny powstał na podstawie wielotomowego „Katalogu mikrofilmów i fotokopii poloników z archiwów zagranicznych”. Poszczególne części tego opracowania były publikowane od lat 60. XX wieku. Informacje znajdujące się w internetowym inwentarzu należy więc rozpatrywać również w kontekście tych wcześniejszych opracowań.

Według informacji zamieszczonych przez AGAD mikrofilmy wymienione w katalogu są udostępniane w Pracowni Naukowej archiwum lub w ramach wypożyczeń międzyarchiwalnych. Skany tych materiałów są dostępne na komputerach w Pracowni Naukowej AGAD. Przy zamawianiu mikrofilmu potrzebne są dane pozwalające zidentyfikować materiał, w szczególności kraj, miasto, numer zeszytu katalogu oraz numer pozycji lub mikrofilmu.

Warto odróżnić ten katalog od innej bardzo przydatnej dla genealogów części serwisu AGAD, czyli internetowych inwentarzy ksiąg metrykalnych. Archiwum posiada rozbudowane zbiory ksiąg i akt parafii rzymskokatolickich, greckokatolickich, ewangelickich, gmin wyznania mojżeszowego oraz innych wyznań z terenów określanych jako zabużańskie.

AGAD udostępnia także zbiorczy indeks miejscowości występujących w inwentarzach ksiąg metrykalnych oraz akt parafii i gmin wyznaniowych. Jest to szczególnie praktyczne narzędzie podczas badań genealogicznych, ponieważ pozwala rozpocząć poszukiwania od nazwy miejscowości. Trzeba jednak pamiętać, że pojawienie się miejscowości w indeksie nie zawsze oznacza zachowanie ksiąg metrykalnych właśnie dla tej miejscowości – nazwa może występować również w innych dokumentach znajdujących się w danym zespole.

Katalog poloników z archiwów zagranicznych jest więc przede wszystkim narzędziem do bardziej zaawansowanych poszukiwań archiwalnych. Pozwala ustalić, jakie kopie dokumentów przechowywanych poza Polską znalazły się w zasobie AGAD oraz gdzie znajdują się ich oryginały. Dla genealoga może być kolejnym etapem badań, szczególnie wtedy, gdy podstawowe źródła metrykalne zostały już wykorzystane i konieczne jest sięgnięcie do mniej oczywistej dokumentacji historycznej.