Zbiory Społeczne to ogólnopolski portal prowadzony przez Centrum Archiwistyki Społecznej, który umożliwia przeszukiwanie materiałów gromadzonych przez archiwa społeczne. Są to zbiory tworzone przez organizacje, fundacje, stowarzyszenia, biblioteki, lokalne instytucje oraz osoby i grupy zajmujące się dokumentowaniem historii swoich miejscowości i społeczności.

Archiwa społeczne różnią się od tradycyjnych archiwów państwowych. Ich działalność opiera się na aktywnym poszukiwaniu i zabezpieczaniu materiałów związanych z historią konkretnych ludzi, miejsc i wydarzeń. Ważną rolę odgrywają w nich sami mieszkańcy, którzy przekazują fotografie, dokumenty, wspomnienia i inne rodzinne pamiątki. Zebrane materiały są następnie opracowywane i udostępniane szerszej publiczności.

Portal Zbiory Społeczne skupia materiały pochodzące z wielu niezależnych archiwów w jednym miejscu. Dzięki temu użytkownik nie musi osobno odwiedzać stron poszczególnych organizacji. Może skorzystać ze wspólnej wyszukiwarki i sprawdzić, czy interesujące go nazwisko, miejscowość, wydarzenie lub temat pojawia się w którymś ze zbiorów.

W serwisie udostępniane są różnego rodzaju materiały. Można przeglądać fotografie i grafiki, nagrania dźwiękowe, materiały filmowe oraz dokumenty zapisane w plikach PDF. Portal pozwala ograniczyć wyniki wyszukiwania do rekordów zawierających konkretny rodzaj pliku, co ułatwia na przykład wyszukiwanie wyłącznie starych fotografii.

Szczególnie interesującym rodzajem materiałów są nagrania historii mówionej. Archiwa społeczne rejestrują wspomnienia mieszkańców, którzy opowiadają o swoim dzieciństwie, rodzinach, pracy, wojnie, migracjach, życiu codziennym i historii miejscowości. Takie relacje mogą zawierać informacje o osobach, których nazwiska nie pojawiają się w tradycyjnych dokumentach archiwalnych.

Dla osób prowadzących badania genealogiczne Zbiory Społeczne mogą być bardzo wartościowym źródłem uzupełniającym. Nie jest to typowa baza metrykalna zawierająca przede wszystkim akty urodzeń, małżeństw i zgonów. Jej największą wartością są materiały pozwalające poznać życie konkretnych osób i społeczności. Można natrafić na fotografie rodzinne i szkolne, zdjęcia zakładów pracy, dokumenty osobiste, wspomnienia, nagrania oraz materiały dotyczące lokalnych wydarzeń.

Poszukiwania warto rozpocząć od wpisania imienia i nazwiska przodka. Jeżeli nie przyniesie to rezultatów, dobrym rozwiązaniem jest wyszukanie samego nazwiska, nazwy miejscowości, parafii, szkoły, zakładu pracy lub organizacji, z którą dana osoba była związana. W archiwach społecznych informacje o przodku mogą bowiem pojawiać się w opisie fotografii grupowej, relacji innego mieszkańca lub dokumentacji dotyczącej całej miejscowości.

Bardzo przydatną funkcją jest możliwość przeglądania zbiorów na mapie. Pozwala ona prowadzić poszukiwania według lokalizacji i odkrywać materiały związane z konkretnym regionem. Dla genealoga jest to szczególnie pomocne, gdy zna miejscowość pochodzenia rodziny, ale nie wie, jakie lokalne archiwa społeczne posiadają materiały dotyczące tego obszaru.

Portal umożliwia również przeglądanie listy archiwów społecznych. Dzięki temu można odnaleźć organizacje i instytucje dokumentujące historię konkretnej miejscowości lub regionu, a następnie zapoznać się z udostępnionymi przez nie zbiorami.

Materiały prezentowane na portalu są opracowywane przez poszczególne archiwa za pomocą Otwartego Systemu Archiwizacji, czyli OSA. Jest to bezpłatne narzędzie internetowe stworzone do opisywania i porządkowania zbiorów archiwów społecznych. System obsługuje również cyfrowe kopie dokumentów, skany, nagrania audio i materiały wideo, a opracowane w nim zbiory mogą być następnie publikowane w portalu Zbiory Społeczne.

Dużą wartością portalu jest dokumentowanie historii życia codziennego. W zbiorach można odnaleźć materiały związane między innymi z rodziną, szkołą, pracą, lokalnymi zakładami, organizacjami społecznymi, kulturą, sportem, uroczystościami, emigracją czy wydarzeniami wojennymi. Są to informacje, które często nie trafiały do oficjalnej dokumentacji urzędowej.

Dla genealoga szczególnie interesujące mogą być stare fotografie. Zdjęcia klas szkolnych, pracowników zakładów, członków organizacji, uczestników uroczystości czy mieszkańców danej miejscowości mogą przedstawiać poszukiwanych krewnych. Jeżeli fotografie zostały dokładnie opisane, istnieje możliwość odnalezienia ich poprzez wyszukiwarkę nazwisk i miejscowości.

Zbiory Społeczne warto więc traktować jako uzupełnienie tradycyjnych badań genealogicznych prowadzonych w archiwach państwowych, księgach parafialnych i urzędach stanu cywilnego. Metryki pozwalają przede wszystkim ustalić podstawowe fakty dotyczące narodzin, małżeństw i śmierci, natomiast archiwa społeczne mogą pomóc odpowiedzieć na inne pytania: jak wyglądali nasi przodkowie, gdzie pracowali, do jakiej szkoły chodzili, w jakich wydarzeniach uczestniczyli i jak wyglądało codzienne życie miejscowości, w której mieszkali.

Portal może być szczególnie wartościowy podczas tworzenia bardziej rozbudowanej historii rodziny. Odnalezienie fotografii, dokumentu lub nagranego wspomnienia dotyczącego przodka albo jego miejscowości pozwala uzupełnić drzewo genealogiczne o materiały, których często nie można znaleźć w żadnym oficjalnym archiwum.